Weet altijd wat OAS heeft gedaan
Wanneer e-mail automatisch wordt verwerkt, wil je kunnen terugzien wat er is gebeurd. OAS houdt daarom belangrijke uitgevoerde acties bij. Zo blijft de werking van Inbox Cleanup, Archiveren en andere automatische onderdelen inzichtelijk en kun je achteraf controleren wat OAS met je e-mail heeft gedaan.
Met de Outlook e-mail historie van OAS krijg je daarmee niet alleen automatisering, maar ook controle. Je hoeft niet te onthouden welke berichten eerder zijn verwerkt of welke actie door OAS is uitgevoerd: de beschikbare historie en logging helpen je om dat later terug te vinden.
Inzicht in uitgevoerde acties
OAS registreert belangrijke gebeurtenissen tijdens het verwerken van e-mail. In de logging kun je terugzien welke onderdelen van OAS actief zijn geweest en welke acties daarbij zijn uitgevoerd.
Dat is bijvoorbeeld handig wanneer je wilt controleren of een Inbox Cleanup-regel daadwerkelijk is toegepast, of wanneer je wilt nagaan wat er tijdens een automatische verwerking is gebeurd. In plaats van alleen het eindresultaat in je mailbox te zien, kun je ook terugkijken naar de verwerking erachter.
✓ Uitgevoerde acties terugzien
✓ Resultaten van verwerking controleren
✓ Inzicht in automatische verwerking
✓ Overzicht houden over de werking van OAS
Automatiseren zonder het overzicht te verliezen
Automatisering is vooral prettig wanneer je erop kunt vertrouwen dat deze doet wat jij hebt ingesteld. Daarom combineert OAS automatische verwerking met mogelijkheden om de resultaten achteraf te controleren.
Bij Inbox Cleanup bepaal je zelf welke regels actief zijn en welke e-mail daarmee wordt verwerkt. Bij Archiveren bepaal je welke berichten in je archief terechtkomen. De Outlook e-mail historie en logging vormen daarop een extra controlelaag: je kunt terugkijken wat OAS heeft uitgevoerd.
Je hoeft de verwerking daardoor niet voortdurend in de gaten te houden. OAS voert het terugkerende werk uit en wanneer je later iets wilt controleren, heb je de mogelijkheid om terug te kijken.
Terugzoeken wanneer je iets wilt controleren
Je hoeft de historie van OAS niet dagelijks te bekijken. Juist wanneer je wilt weten wat er eerder is gebeurd, is het prettig dat je de verwerking kunt terugzien. Bijvoorbeeld wanneer je een bepaald bericht niet direct kunt vinden, wilt controleren of een regel is uitgevoerd of wilt nagaan welke actie OAS heeft verwerkt.
De Outlook e-mail historie geeft je daarvoor een overzicht van eerdere activiteiten. In plaats van te moeten reconstrueren wat er met een bericht is gebeurd, kun je de beschikbare informatie gebruiken om de verwerking te controleren.
Wil je vooral een bestaand bericht in je mailbox terugvinden? Microsoft legt uit hoe je met Zoeken in Outlook berichten en andere Outlook-items kunt terugvinden en je zoekresultaten kunt verfijnen.
Ook bij het aanpassen van je werkwijze is dat handig. Wanneer je bijvoorbeeld regels hebt gewijzigd of de automatische verwerking anders hebt ingesteld, kun je achteraf controleren of het resultaat overeenkomt met wat je verwachtte. Zo helpt de historie niet alleen bij het terugzoeken van eerdere acties, maar ook bij het verder verfijnen van de manier waarop je OAS gebruikt.
Controle als onderdeel van OAS
Controle en historie staan binnen OAS niet los van de andere functies. Ze vormen juist de verbinding tussen automatiseren en zelf de regie houden.
Inbox Cleanup neemt terugkerende handelingen uit handen, Regelbeheer bepaalt volgens welke regels dat gebeurt en Archiveren zorgt ervoor dat belangrijke e-mail overzichtelijk kan worden bewaard. Met logging en historie kun je vervolgens controleren hoe OAS deze taken heeft uitgevoerd.
Zo ontstaat een werkwijze waarbij je niet hoeft te kiezen tussen automatiseren of controle houden. OAS is juist bedoeld om beide te combineren.
Automatiseren én de controle houden?
Laat OAS het terugkerende werk uitvoeren en behoud inzicht in wat er met je e-mail gebeurt.