Maak van Outlook-archivering een slim archief
E-mail archiveren in Outlook helpt om oudere berichten uit je mailbox te halen en je mailbox overzichtelijk te houden. Outlook heeft hiervoor zelf een standaard archieffunctie. Meer hierover lees je bij Microsoft Support: Archiveren in Outlook voor Windows. Berichten verdwijnen daarbij naar een archief, maar de manier waarop ze worden georganiseerd helpt je nauwelijks om ze later snel terug te vinden wat je zoekt.
OAS pakt dat anders aan. Met Archiveren bepaal je met je eigen regels welke e-mail wordt gearchiveerd én in welke archiefmap deze terechtkomt. Zo ontstaat automatisch een overzichtelijke structuur in plaats van één grote verzameling oude e-mail.
Je eigen regels, je eigen archiefstructuur
Met archiefregels bepaal je hoe OAS verschillende soorten e-mail organiseert. Berichten kunnen op basis van bijvoorbeeld afzender, e-mailadres of onderwerp automatisch in de juiste archiefmap terechtkomen.
Je kunt archieven aanmaken per maand, kwartaal en jaar welke je vanuit OAS kunt doorzoeken, je kunt je inbox en archief vergelijken en die ene e-mail terugzetten of direct vanuit een archief een e-mail beantwoorden
✓ Zelf archiefregels maken en beheren
✓ E-mail automatisch in de juiste archiefstructuur bewaren
✓ Verschillende soorten e-mail gescheiden bewaren
✓ Gearchiveerde berichten eenvoudig terugvinden
✓ Berichten in een archief weer beschikbaar maken in Outlook
Automatisch archiveren volgens je eigen regels
Met OAS kun je e-mail archiveren in Outlook volgens regels die je zelf bepaalt. Je kiest welke berichten worden gearchiveerd, waar ze terechtkomen en hoe je archief wordt opgebouwd.
Met OAS bepaal je zelf welke e-mail automatisch wordt gearchiveerd en waar deze terechtkomt. Je maakt archiefregels op basis van bijvoorbeeld de afzender, het e-mailadres of het onderwerp van een bericht. Zo kun je verschillende soorten e-mail automatisch van elkaar scheiden en bewaren in een logische archiefstructuur.
OAS kan je archieven indelen per maand, kwartaal of jaar. Binnen deze archieven worden berichten volgens je eigen regels in de juiste mappen geplaatst. Zo kunnen bijvoorbeeld facturen, nieuwsbrieven, klantcorrespondentie en andere terugkerende e-mail ieder hun eigen plek krijgen.
Het voordeel is dat je niet telkens handmatig hoeft te bepalen waar een bericht moet worden opgeslagen. Zodra je regels eenmaal zijn ingesteld, kan OAS het archiveren voor je uitvoeren. Je mailbox blijft overzichtelijk, terwijl belangrijke e-mail geordend en doorzoekbaar bewaard blijft.
De archiefregels blijven volledig onder jouw controle. Je kunt ze bekijken en aanpassen wanneer je werkwijze verandert, zodat de manier waarop OAS archiveert met je mee kan groeien.
E-mail archiveren in Outlook wordt daarmee een vast onderdeel van je dagelijkse werkwijze in plaats van een klus die je regelmatig handmatig moet uitvoeren. Vooral bij mailboxen waarin dagelijks veel berichten binnenkomen, helpt dit om de hoeveelheid e-mail beheersbaar te houden zonder dat je waardevolle correspondentie hoeft te verwijderen.
Controle over wat je archiveert
Automatisch archiveren betekent niet dat je de controle over je e-mail verliest. OAS houdt inzichtelijk welke berichten in het archief aanwezig zijn en geeft je de mogelijkheid om je mailbox en archief met elkaar te vergelijken. Zo kun je controleren welke berichten al zijn gearchiveerd en welke e-mail nog in je mailbox aanwezig is.
Ook na het archiveren blijft je e-mail toegankelijk. Je kunt binnen OAS zoeken in je e-mailarchief en een eerder gearchiveerd bericht terugvinden wanneer je het opnieuw nodig hebt.
Wil je een bericht weer beschikbaar maken in Outlook? Vanuit OAS kun je een gearchiveerde e-mail terugbrengen naar de juiste mailbox. Standaard gebeurt dit veilig door het bericht te kopiëren, zodat het oorspronkelijke bericht in het archief behouden blijft. Je archief blijft daardoor compleet, terwijl je de e-mail opnieuw vanuit Outlook kunt gebruiken.
Zo combineert OAS automatisch archiveren met de zekerheid dat je altijd kunt zien wat er is gearchiveerd, waar het is opgeslagen en hoe je het weer terugvindt.
Klaar voor een overzichtelijk e-mailarchief?
Met OAS houd je je Outlook-mailbox beheersbaar zonder belangrijke e-mail uit het oog te verliezen. Je bepaalt zelf wat wordt gearchiveerd, OAS zorgt voor een overzichtelijke structuur en je berichten blijven eenvoudig terug te vinden.
Met OAS wordt e-mail archiveren in Outlook een vast en overzichtelijk proces, terwijl je zelf de controle houdt over je regels en archiefstructuur.
Minder handmatig opruimen, meer overzicht en altijd controle over je e-mailarchief.