Slimme regels die jij zelf bepaalt
Outlook regels beheren wordt een stuk overzichtelijker met OAS. In plaats van regels verspreid over verschillende instellingen te beheren, werk je vanuit één duidelijk overzicht. Je bepaalt zelf waarop een regel reageert en wat er met een bericht moet gebeuren. Outlook heeft hiervoor ook een eigen systeem voor regels; Microsoft legt uit hoe je e-mailberichten beheert met behulp van regels in Outlook.
OAS kan daarbij gegevens uit een e-mail gebruiken om een nieuwe regel op te bouwen. Zo hoef je bijvoorbeeld een afzender of e-mailadres niet handmatig over te nemen. Je kunt regels maken, wijzigen, dupliceren en tijdelijk uitschakelen zonder ze meteen te verwijderen.
Regels overzichtelijk beheren
Vanuit Regelbeheer zie je in één overzicht welke regels beschikbaar zijn en welke daarvan actief zijn. Je kunt zoeken en filteren om ook bij een groter aantal regels snel de juiste regel terug te vinden.
Selecteer een regel om de instellingen te bekijken of aan te passen. Nieuwe regels kun je eerst testen voordat je ze daadwerkelijk gebruikt. Zo kun je vooraf controleren welke e-mail door een regel wordt gevonden.
✓ Regels maken, wijzigen en dupliceren
✓ Zoeken en filteren in bestaande regels
✓ Regels testen voordat je ze gebruikt
✓ Nieuwe regels direct vanuit een e-mail aanmaken
✓ Regels eenvoudig in- en uitschakelen
Controle houden over automatische verwerking
Automatiseren betekent bij OAS niet dat je de controle uit handen geeft. Je bepaalt zelf welke regels actief zijn en kunt een regel op ieder moment aanpassen of tijdelijk uitschakelen.
Door regels eerst te testen kun je controleren welke e-mail eraan voldoet voordat je de regel daadwerkelijk gebruikt. Zo automatiseer je alleen wat je zelf wilt automatiseren.
Regels die actief zijn kunnen vervolgens door Inbox Cleanup worden gebruikt voor bestaande e-mail én voor nieuwe berichten die binnenkomen terwijl Outlook actief is. Daarmee hoef je terugkerende handelingen niet telkens opnieuw uit te voeren.
Door regels eerst te testen kun je controleren welke e-mail eraan voldoet voordat je de regel daadwerkelijk gebruikt. Zo automatiseer je alleen wat je zelf wilt automatiseren.
Van regel naar automatische verwerking
Een regel die je in OAS maakt, bepaalt welke e-mail wordt herkend en wat ermee moet gebeuren. Nadat je de regel hebt gecontroleerd en getest, kan Inbox Cleanup deze gebruiken om terugkerende berichten automatisch te verwerken. Zo vormen Outlook regels beheren en Inbox Cleanup samen één werkwijze: in Regelbeheer bepaal je wat er moet gebeuren en Inbox Cleanup voert het voor je uit. Simpel toch!
Je kunt een regel op ieder moment aanpassen wanneer je werkwijze verandert. Ontvang je bijvoorbeeld berichten voortaan van een ander e-mailadres of wil je ze in een andere Outlook-map bewaren, dan hoef je niet opnieuw te beginnen. Je past de bestaande regel aan en kunt deze opnieuw testen voordat je hem gebruikt.
Omdat je regels kunt zoeken, filteren, tijdelijk uitschakelen en opnieuw activeren, blijft ook een grotere verzameling regels beheersbaar. Zo groeit OAS mee met je mailbox zonder dat automatisering onoverzichtelijk wordt.
Regels maken vanuit een e-mail
Een nieuwe regel opstellen hoeft niet altijd vanuit Regelbeheer. Vanuit een geselecteerde e-mail kun je direct een nieuwe regel aanmaken. OAS gebruikt gegevens uit het bericht als uitgangspunt, waardoor je sneller een passende regel kunt instellen.
Dat is vooral handig bij terugkerende berichten zoals nieuwsbrieven, meldingen, facturen of andere e-mail van dezelfde afzender. Je maakt de regel één keer en bepaalt daarna zelf hoe vergelijkbare berichten worden verwerkt.
Klaar om je e-mail slimmer te verwerken?
Maak je eigen regels, test ze vooraf en laat OAS het terugkerende werk uitvoeren. Jij bepaalt wat er wordt geautomatiseerd en houdt zelf de controle over je Outlook-mailbox.